Meetings auf Englisch

II. Informationstransfer (S. 39)

Der Informationstransfer ist neben Ideenfindung, Diskussion und Entscheidungsfindung eine der vier wichtigsten Zielsetzungen von Meetings. Wie wir bereits im Abschnitt über die Moderationseinleitung beziehungsweise Agendaerstellung gesehen haben, erzeugen diese vier grundlegenden Zielsetzungen meist vier spezifisch geartete Kommunikationssituationen. Es handelt sich hierbei natürlich um idealtypische Vereinfachungen, die im Normalfall nicht in Rein-Form auftauchen.

Es bietet sich aber an, diese vier »Situationen« isoliert zu betrachten, um so in den Kapiteln II bis V ein Raster oder einen Überblick über wichtige Kommunikationswerkzeuge eines Meetings zu geben. Am Beginn stehen die verschiedenen Dimensionen des Informationsaustauschs: Kurze Wortmeldungen Der Großteil von Informationen in Meetings wird in Form von Kurzstatements ausgetauscht.

Darunter versteht man kurze Wortmeldungen des Moderators oder der Teilnehmer, wobei es sich um vorbereitete oder spontane Beiträge handeln kann. Die Dauer dieser Statements liegt in der Regel bei weniger als einer Minute, kann aber auch bis zu drei Minuten umfassen. Sehr viele Kurzstatements werden von den jeweiligen Sprechern spontan ohne größere Überlegungen oder Vorbereitungen getätigt.

Gerade aber weil diese Wortmeldungen unvorbereitet geschehen, werden wir hier näher auf mögliche Struktur- und Aufbauprinzipien eingehen. Um sicherzustellen, dass ich meine Zuhörer fessle, ist es wichtig, gerade komplexe Inhalte so zu strukturieren, dass ich die Aufmerksamkeit unbemerkt lenke. Hierzu ist es notwendig, einen Umweg über geschriebene Texte zu nehmen, die als Vorbild für unsere Wortmeldungen in Meetings dienen können.

Zeitungsartikel als Aufbauplan für Wortmeldungen
Was geschieht, wenn Sie eine Zeitung lesen? Normalerweise lesen oder überfliegen Sie erst einmal einige Überschriften. Wenn Sie eine dieser Überschriften interessiert, lesen Sie die Unterüberschrift, also die zwei bis drei Zeilen Zusammenfassung, die fett gedruckt unter der Überschrift stehen. Nur wenn diese Kurzzusammenfassung Ihr Interesse wecken konnte, lesen Sie den eigentlichen Artikel. Hier ein wahll

os herausgegriffenes Beispiel aus einer Tageszeitung: Eiffelturm: Brand auf höchster Plattform 500 Paris-Besucher wurden evakuiert – Kurzschluss in Schaltraum hatte den Brand ausgelöst – Nach einer Stunde war der Spuk vorbei

Paris – Auf der Spitze des Eiffelturms hat vermutlich ein Kurzschluss in einem Schaltraum einen Brand ausgelöst. Verletzt wurde durch das Feuer am Dienstagabend niemand, teilte die Polizei mit. Der 300 Meter hohe Turm, auf dessen höchster Plattform sich zum Zeitpunkt des Brandes etwa 500 Besucher befanden, wurde sofort evakuiert. Insgesamt wurden etwa 3.000 Menschen in Sicherheit gebracht.

Besucher seien zu keinem Zeitpunkt gefährdet gewesen, da der Schaltraum sich oberhalb der Besucherplattform befinde. Der Brand konnte nach etwa einer Stunde gelöscht werden, der Sachschaden sei gering, sagte ein Sprecher der Eiffelturmgesellschaft. Auf der obersten Etage des 1889 zur Weltausstellung eingeweihten Wahrzeichens der Stadt Paris sind Sendeanlagen für Radio und Fernsehen untergebracht.

(Der Standard, 23.07.03, http://derstandard.at/)
In der Überschrift und der Unterüberschrift ist die gesamte Information des Artikels in gebündelter Form zusammengefasst. Der eigentliche Artikel geht dann zwar mehr ins Detail, die Kerninformation ist aber bereits vorher kommuniziert worden. Gute Wortmeldungen sind sehr häufig ähnlich aufgebaut wie Zeitungsartikel, wobei die Hauptinformation bereits in den ersten Sekunden in Form einer Überschrift und Unterüberschrift vermittelt wird.

Versetzen Sie sich in folgende Situation: In einem Meeting soll über die Besetzung einer offenen Managerposition entschieden werden.