Duden. Moderne Geschäftsbriefe - leicht gemacht

Einleitung (S. 15-16)

Vom Sprechen und Schreiben

Das Spríchwort sagt: »Reden ist Silber, Schweigen ist Gold«. »Schreiben ist schwierig«, sagen die meisten. Es gibt sehr viele Menschen, die sich wunderbar unterhalten können, die Geschichten so vortrefflich erzählen, dass man ihnen gern zuhört, oder die Naturtalente beim Anpreisen einer Ware sind – die aber nie eine Weihnachtskarte schreiben und lieber zehnmal anrufen, als einmal zu schreiben. Ist das Schreiben wirklich so schwer?

Und was ist eigentlich der Unterschied zwischen Sprechen und Schreiben? Schreiben ist ein Vorgang, der nur eine Person betrifft; beim Sprechen sind es dagegen in der Regel mindestens zwei. Wenn diese beiden nun miteinander sprechen – oder der eine redet, der andere hört zu –, können sie unmittelbar aufeinander reagieren: Der eine sagt etwas, der andere schüttelt den Kopf oder nickt, widerspricht oder stimmt zu, blickt zweifelnd, fragend oder zustimmend. Der Sprecher kann erkennen, ob der Gesprächspartner die Aussage verstanden hat und wie er sie aufnimmt.

Diese »Rückmeldung« des Partners entfällt beim Schreiben. Der Schreiber ist deshalb gezwungen, wichtige nichtsprachliche Mittel der gesprochenen Sprache – dazu gehören Satzmelodie, Betonung, aber eben auch Mimik, Gestik und anderes – durch sprachliche Mittel auszudrücken. Dies ist nicht ganz einfach. Weitere Unterschiede zwischen Sprechen und Schreiben sind:

 Schreiben ist weniger spontan, ist meist unpersönlicher.

 Geschriebene Texte sind meist überlegt aufgebaut, die einzelnen Teile sind besser miteinander verknüpft.

 Geschriebene Texte weisen eine größere Ausdrucksvielfalt, eine größere Genauigkeit in der Wortwahl auf.

 Die Sätze in der geschriebenen Sprache sind ausformuliert und vollständig; Nebensätze kommen häufiger vor.

Und jetzt wird vielleicht klar, warum viele vor dem Schreiben zurückschrecken: Der Schreiber muss alle diese Punkte beachten. Man erwar tet von ihm einen überlegt aufgebauten, ausformulierten Text mit wohlgeformten Sätzen und Abwechslung in der Wortwahl. Der Empfänger kann kontrollieren, ob der Schreiber das leisten konnte; er kann seine – eventuell negativen – Schlüsse ziehen. Außerdem: Beim Schreiben kann man Rechtschreibfehler machen und grammatische Fehler sind auch auffälliger als beim Sprechen.

Abgesehen von diesen Fehlerquellen ist es außerdem oft schwierig, den richtigen Ton für einen bestimmten Anlass zu treffen. Man könnte jetzt den Eindruck gewonnen haben: Schreiben ist schwer, weil man viele Fehler machen kann. Das Schreiben hat aber auch große Vorteile: Man hat Zeit zum Formulieren, kann sich ungestört erst einmal ein Konzept ausdenken, kann auch mal nachschlagen, wenn man etwas nicht genau weiß, kann seine Worte in Ruhe wählen, darüber nachdenken, sie verwerfen oder gutheißen. Man kann den Text planen und seine Wirkung genau überlegen. Das geht beim Gespräch nicht. Schnell sagt man da etwas Ungeschicktes und eine Korrektur ist kaum noch möglich.

Wer schreibt wem warum?

Wenn es darum geht, geschäftliche Vorgänge klar, unmissverständlich und rechtsverbindlich festzuhalten, kann man sich weder als Privatperson noch im beruflichen Alltag der Aufgabe entziehen, Briefe zu schreiben. Egal ob es sich um schriftliche Schadensmeldungen, Änderungsmitteilungen an Versicherungen, Beanstandungen fehlerhafter Abrechnungen, Angebote, Bestellungen, Mahnungen u.Ä. handelt: Hier werden relevante Sachverhalte schwarz auf weiß festgehalten. Neben formalen und inhaltlichen Kriterien muss die geschäftliche Korrespondenz auch sprachlichen Anforderungen genügen. Neben Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik entscheidet nicht zuletzt der Stil eines Geschäftsbriefes darüber, wie er auf den Empfänger wirkt.