Business English - TaschenGuide

In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Konventionen Sie beim ersten Kontakt berücksichtigen sollten und wie Sie

• einen Brief (Seite 8),
• ein Telefonat (Seite 11),
• ein Fax oder eine E-Mail (Seite 14 und 16)

optimal in der Fremdsprache gestalten.

The letter / Der Brief

Example
1 Miller Communications Inc.
4 Pheasant Run, Chicago, IL 60607
tel. 201 9349493
2 Our ref. MC / JD
3 30th August, 2005
Fa. Hirsch GmbH
Moellerstrasse 40
70469 Stuttgart
Germany
4 For the attention of Mr G. Horst
5 Dear Mr Horst,
6 Our annual clients' meeting
7 As you may have heard we annually arrange meetings for our clients in the States, Europe and Asia at which they have the opportunity to get informed about the latest innovations in telecommunications. Knowing of your experience in the field of electronic communications we would like to invite you as a guest speaker in our annual meeting in Chicago on October 15. Details on the program will be enclosed.
We do hope that you will be present on this occasion and look forward to hearing from you soon.
8 Yours sincerely,
Martin S. Chester
Enc. (Anlage)c.c. (Verteiler)
RSVP (um Antwort wird gebeten)

Die richtige Form
Geschäftsbriefe folgen stets relativ strengen Richtlinien (siehe Musterbrief). Folgende Regeln sollten Sie beachten:
1 Unter dem Briefkopf steht
2 die Bezugszeichenzeile (Our ref. / Your ref.) am linken Rand und
3 rechts das Datum. Für die Schreibweise des Datums gibt es folgende Möglichkeiten: 30th August / August 30 / 30 August / August 30th. Formen wie 11/05/05 oder 11-05-05 sollten Sie vermeiden, da sie im britischen Englisch „11. Mai", im Amerikanischen aber „5. November" bedeuten. Wenn die Adresse des Absenders nicht schon im Briefkopf enthalten ist, steht sie rechts über dem Datum.
4 Besondere Anmerkungen wie confidential (vertraulich) oder for the attention of (zu Händen von) folgen meist der Adresse.
5 Die Anrede: Wenn der Name des Adressaten bekannt ist: Dear Mr Chester / Mrs Chester / Miss Chester. Wenn der Name nicht bekannt ist: Dear Sir / Dear Madam / Dear Madam or Sir. Wenn eine Firma angeschrieben wird: Dear Sirs (BE) / Gentlemen (AmE)
6 Die Betreffzeile folgt, im Gegensatz zum deutschen Geschäftsbrief, der Anrede und wird unterstrichen.
7 Der Briefanfang wird groß geschrieben.
8 Die Gruß- und Schlussformel ist abhängig von der Anredeform:
Dear Mr / Mrs / Miss - Yours sincerely
Dear Sir(s) or Dear Madam - Yours faithfully
Amerikanische Briefe werden oft abgeschlossen mit: Sincerely (yours) oder Yours truly
Schreiben Sie jemandem regelmäßig oder kennen Sie die Person sehr gut, können Sie verwenden: Best wishes / Kind regards / Best regards / Regards

Useful Phrases

Starting a letter / Briefanfang

• Thank you for your letter of August 30th.
• With reference to / Further to ...
• In reply to your letter ...

Accepting an invitation / Eine Einladung annehmen

• We shall be very happy to accept your invitation to ...
• I should like to accept ...

Rejecting an invitation / Eine Einladung ablehnen

• We regret / are sorry to inform you ...
• Unfortunately we have to inform you that ...
• I am afraid that I will not be able ...

Confirmation / Bestätigung

• We are pleased to confirm ...
• We acknowledge receipt of your letter of ...

Request / Bitte

• We would appreciate if ...
• Could you please ...?
• I would be grateful if ...

Ending a letter / Brief abschließen

• I look forward to hearing from you soon.
• Thank you in advance ...
• I am looking forward to meeting you.
• If you have any questions don't hesitate to contact us.