Kapitel 1

Die wunderbare Welt des Rechnungswesens

Zu Beginn möchten wir gerne ein Gerücht aus dem Weg räumen: Beim Rechnungswesen handelt es sich nicht um ein grausames Fabeltier, das vorwiegend in Schulen und Universitäten sein Unwesen treibt, um dort mit sinnloser Komplexität für Angst und Verwirrung zu sorgen. In Wahrheit ist das Rechnungswesen ein äußerst hilfsbereiter und schlauer Zeitgenosse, der Ihnen selbstlos dabei hilft, die richtigen Entscheidungen zu treffen und damit noch erfolgreicher zu sein. Trotz allem ist das Rechnungswesen aber lange nicht perfekt und hat – wie jeder von uns – seine Ecken und Kanten. Wie Sie mit diesen umgehen, warum manche vermeintlichen Macken bei genauerem Hinsehen gar keine sind, welche Rolle der Gesetzgeber für den Ruf des Rechnungswesens spielt und noch vieles, vieles mehr über diese faszinierende Kreatur erzählen wir Ihnen auf den folgenden Seiten. Und sollte es Sie wider Erwarten trotzdem einmal kurzzeitig verwirren – seien Sie bitte nachsichtig! Schließlich ist das Rechnungswesen irgendwie ja auch nur ein Mensch …

Die Unterarten des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen existiert natürlich nicht zum Spaß – oder um Menschen denselben zu verderben. Vielmehr dient es dazu, alles, was in einem Unternehmen passiert und sich in Geld oder Mengen ausdrücken lässt,

• zu erfassen,
• zu überwachen und
• auszuwerten.

Das ermöglicht zum einen, Außenstehenden – wie beispielsweise den Aktionären – Rechenschaft darüber ablegen zu können, was mit ihrem Geld passiert ist, zum anderen macht es ein Unternehmen überhaupt erst steuerbar und überlebensfähig.

Sie kommen auf die glorreiche Idee, Bleistifte herzustellen und zu verkaufen und setzen pro Stift einen Verkaufspreis von 30 Cent an. Allerdings haben Sie es nicht so mit Zahlen und bemerken deshalb nicht, dass es Sie stattliche 50 Cent kostet, einen einzigen Stift zu produzieren. Zwar verkauft Ihr Unternehmen dann in ziemlich kurzer Zeit wahrscheinlich ziemlich viele Bleistifte, geht aber unter Garantie in einigen Monaten ebenfalls stiften.

Rechnungswesen ist aber leider nicht gleich Rechnungswesen. Wäre ja auch zu einfach! In erster Linie unterscheidet man zwischen

• dem externen Rechnungswesen und
• dem internen Rechnungswesen.

Zunächst konfrontieren wir Sie mit den knallharten Fakten zum externen Rechnungswesen – gerne auch als »Finanzbuchhaltung« oder »Geschäftsbuchhaltung« bezeichnet. Dieses wird von

• Aufwendungen und
• Erträgen

regiert.

Die Finanzbuchhaltung ist die Basis für die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Im internen Rechnungswesen, auch »Kostenrechnung« oder »Betriebsbuchhaltung« genannt, geben hingegen

• Kosten und
• Leistungen

den Ton an.

Das interne Rechnungswesen mündet in der Kostenarten-, der Kostenstellen- und der Kostenträgerrechnung.

Wie so oft im Leben liegt der Unterschied zwischen Kosten und Aufwendungen einerseits sowie Leistungen und Erträgen andererseits im Detail. Und dieses Detail nennt sich recht unspektakulär Betriebszweck. Der Betriebszweck ist einfach ausgedrückt das eigentliche Kerngeschäft Ihres Unternehmens und alles, was damit im Zusammenhang steht.

Streng genommen gehören auch noch die sogenannte Betriebsstatistik sowie die Planungsrechnung zum weitreichenden Themenfeld Rechnungswesen. Während in der Betriebsstatistik die Ergebnisse der Finanzbuchhaltung sowie der Kostenrechnung verdichtet und detailliert analysiert werden, schaut man in der Planungsrechnung nach vorn und versucht, insbesondere auf Basis der Ergebnisse aus der Betriebsstatistik, die künftige Entwicklung des Unternehmens zu prognostizieren. Mehr zu diesen beiden spannenden Unterdisziplinen des Rechnungswesens finden Sie im Buch Controlling für Dummies.

Warum es zwei Rechenwelten gibt

Der Grund für die Existenz der beiden Rechenwelten liegt darin, dass jeweils unterschiedliche Ziele verfolgt werden. Das interne Rechnungswesen, also die Kostenrechnung, dient rein innerbetrieblichen Zielen, während das externe Rechnungswesen, die Finanzbuchhaltung, hauptsächlich Außenstehende informieren und schützen soll.

Aber der Reihe nach:

• Das interne Rechnungswesen erfüllt hauptsächlich folgende Zwecke:
  • Hilfe bei der Preisbestimmung: Zu welchem Preis bieten Sie ein Produkt am besten an?
  • Hilfe bei Entscheidungen: Wann immer mehrere Alternativen zur Auswahl stehen, die denselben Nutzen bringen, entscheiden Sie sich normalerweise für die Variante mit den geringsten Kosten.
  • Kontrollfunktion: Sie vergleichen die geplanten Kosten mit den tatsächlichen und freuen sich hoffentlich über geringe Abweichungen und eine gelungene Planung.
• Die wichtigsten Aufgaben des externen Rechnungswesens sind hingegen:
  • Rechenschaftslegung gegenüber den Anteilseignern des Unternehmens: Wer Geld investiert, will auch wissen, was genau damit passiert.
  • Grundlage für die Besteuerung: Aus der Finanzbuchhaltung ergibt sich, was Ihr Unternehmen an den Fiskus abdrücken muss.
  • Gläubigerschutz: Wenn ein Unternehmen Geld braucht, ist ziemlich sicher, dass die Bank die Kreditwürdigkeit der Firma anhand von Finanzbuchhaltungskennzahlen beurteilen wird.

Während eine Finanzbuchhaltung gemäß dem Handelsgesetzbuch zwingend vorgeschrieben wird, ist die Kostenrechnung eine rein freiwillige Sache. Man kann sie haben—muss aber nicht.

Von Aufwendungen, Erträgen, Kosten und Leistungen

Nachdem wir Sie eben schon grob mit den vier Begriffen bekannt gemacht haben, stellen wir sie Ihnen nun noch etwas näher vor.

• Aufwendungen und Erträge gehören zum externen Rechnungswesen und münden in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Die beiden Größen umfassen alles, was dem Unternehmen an Werten zu- und abfließt. Sie entscheiden also, wie der Gewinn in einem bestimmten Zeitraum ausfallen wird. Und das muss nicht unbedingt mit den Produkten und dem eigentlichen Zweck des Unternehmens zu tun haben. Aufwand ist beispielsweise auch die Spende an den lokalen Kinderchor, was in der Regel überhaupt nichts mit der eigentlichen Tätigkeit des Unternehmens zu tun haben dürfte.

  Wichtig ist hierbei, dass die Aufwendungen und Erträge auch der Abrechnungs-periode zugeschrieben werden, in der sie verursacht wurden. Das nennt man auch Periodengerechtigkeit. Wenn die Kunden Ihrer Bäckerei Ende Dezember anschreiben lassen und Sie das Geld erst im Januar bekommen, werden die Erträge dennoch dem Vorjahr zugeschrieben, denn dort wurden sie ja verursacht. Wann letztendlich die Zahlung erfolgt, spielt bei Aufwendungen und Erträgen zunächst keine Rolle.

• Kosten und Leistungen beziehen sich auf den eigentlichen Betriebszweck, das heißt auf die tollen Produkte des Unternehmens im betrachteten Zeitraum, zum Beispiel die Erdbeersahnetorte der Konditorei. Kosten und Leistungen sind somit durch den Betriebszweck verursachte Aufwendungen beziehungsweise Erträge.

Kosten sind nichts anderes als das, was an Geld anfällt, wenn Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen erstellen. Leistungen sind das Gegenteil, nämlich das, was an Geld anfällt, wenn Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen verkaufen. Um die Kosten und Leistungen zu bestimmen, braucht man zwei Angaben: die Menge und den dazugehörigen Preis. Die Menge kann bei Rohstoffen beispielsweise in verbrauchten Stückzahlen, Kilogramm oder Liter ausgedrückt werden. Bei Maschinenlaufzeiten rechnet man meist mit Stunden. Multipliziert man diese Mengen mit den dazugehörigen Preisen (oder Stundensätzen), erhält man die jeweiligen Kosten.

Zwischen Kosten und Aufwendungen einerseits sowie Leistungen und Erträgen andererseits bestehen also unmittelbare Verbindungen. Für Kosten und Aufwendungen etwa gilt:

• Viele Aufwendungen sind zugleich auch Kosten. Und zwar die, die mit dem Betriebs-zweck zu tun haben. Diese Schnittmenge nennt man auch Grundkosten.
• Aufwendungen, die nichts mit dem Betriebszweck zu tun haben, wie eben die besagte Spende der Bäckerei an den Kinderchor oder deren Kauf von Optionsscheinen, nennt man...