Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. Kunden zufrieden stellen, Produktivität steigern, Wert erhöhen

6 Prozessstandardisierung und Prozessmodelle (S. 227-228)

In diesem Kapitel werden folgende Fragen beantwortet:

• Warum ist Prozessstandardisierung ein aktuelles Thema?
• Wie lässt sich Standardisierung in Geschäftsprozessen erreichen?
• Welchen Zweck haben Geschäftsprozessmodelle?
• Welche Arten von Geschäftsprozessmodellen gibt es?
• Wie sind Geschäftsmodelle aufgebaut?

6.1 Standardisierung von Geschäftsprozessen

Standardisierung von Geschäftsprozessen bedeutet, in einem Unternehmen oder zwischen Unternehmen eine einheitliche und durchgängige Prozesslandschaft zu schaffen, um den Leistungsaustausch zwischen Geschäftseinheiten sowie mit externen Kunden, Lieferanten oder Partnern transparent und effizient steuern zu können. Günstige Voraussetzungen für eine Standardisierung sind gegeben, wenn Geschäftsprozesse einen hohen Grad an Strukturiertheit und Wiederholhäufigkeit aufweisen.

Die Standardisierung der Geschäftsprozesse spielt eine wichtige Rolle in Unternehmen:

• die aus mehreren Geschäftsbereichen und Geschäftseinheiten bestehen,
• die Leistungen zentralisieren oder verlagern,
• die mit anderen Unternehmen kooperieren.

Wie im Kapitel 3.2 ausgeführt, beziehen sich Geschäftsprozesse auf Geschäftseinheiten.

In Unternehmen mit mehreren Geschäftseinheiten kommen deshalb Geschäftsprozesse mehrfach vor. So können z. B. in einem Unternehmen mit fünf Geschäftseinheiten jeweils fünf Produktplanungs-, Produktentwicklungs-, Auftragsabwicklungs-, Vertriebs- und Serviceprozesse vorhanden sein. Häufig sind sich die mehrfach auftretenden Geschäftsprozesse in Abgrenzung, Struktur und Inhalten ähnlich. Dies gilt besonders für die beiden obersten Ebenen der Prozessstruktur, die Geschäfts- und Teilprozesse. Unternehmen mit mehrfach auftretenden Geschäftsprozessen sind deshalb bestrebt, diese zu harmonisieren und zu standardisieren. Sie reduzieren dadurch die Kosten für die unterstützenden IT-Systeme, intensivieren den Know-how-Transfer zwischen den Prozessen und beschleunigen Prozessverbesserungen. Auch der umgekehrte Fall ist häufig anzutreffen, dass bestimmte Aufgaben wie z. B. Technologieentwicklungen, Plattformentwicklungen, Einkauf, Vertrieb, Service oder bestimmte Shared Services bereichsübergreifend durchgeführt werden, um Synergieeffekte zu erzielen. Dies erfordert eine intensive Abstimmung der bereichsübergreifenden Aufgaben mit den einzelnen Geschäftseinheiten. Eine Optimierung dieser Synergiefelder setzt Prozessstandardisierung voraus. Eine vergleichbare Situation ist gegeben, wenn Aufgaben bzw. Geschäftsprozesse gebündelt oder nach außen verlagert werden (vgl. Kapitel 3.7 und 3.8).

Hohe Priorität hat die Standardisierung auch, wenn mehrere Geschäftseinheiten mit denselben Kunden und Lieferanten Geschäfte betreiben oder auf dieselben regionalen Vertriebsgesellschaften zugreifen. Bei fehlender Standardisierung wickeln die Geschäftseinheiten den Geschäftsverkehr nach ihren individuellen Regeln ab. Kunden, Lieferanten und regionale Vertriebsorganisationen werden dann mit unterschiedlichen Schnittstellen und Regeln konfrontiert. Diese Heterogenität ist den Geschäftspartnern nicht zuzumuten. Gleichzeitig ist sie eine Quelle hoher Ineffizienz.

Prozessstandardisierung ist ferner erforderlich, wenn Unternehmen Systemlösungen entwickeln und anbieten, die sich aus Systemkomponenten verschiedener Geschäftseinheiten zusammensetzen. Die Bereitstellung von Gesamtlösungen ist technisch und organisatorisch komplex und verlangt ein hohes Maß an Abstimmung und Koordination zwischen den beteiligten Prozessen. Die Kunden erwarten ein reibungsloses Zusammenspiel der Komponenten und ein koordiniertes Vorgehen des Unternehmens bei Projektierung, Installation, Betrieb und Service des Systems. Ohne Prozessstandardisierung sind diese Anforderungen wirtschaftlich nicht zu erfüllen. Prozessstandardisierung ist auch Voraussetzung für die Harmonisierung der IT-Applikationen und für die Senkung der IT-Kosten. Die Siemens AG hat 2002 weltweit zwischen 3 und 4 Mrd. € für Betrieb und Pflege der IT-Systeme aufgewendet. Der Hauptgrund für die hohen IT-Kosten war die Vielzahl und Komplexität unterschiedlicher, teilweise redundanter IT-Applikationen. Der Haupthebel für die Reduzierung der Kosten war die Standardisierung der Prozesslandschaft und darauf aufbauend die Konsolidierung der IT-Landschaft (vgl. Feldmayer/Seidenschwarz 2005, S. 94 f.).