Den Schreibtisch im Griff - Von Ablage bis Zeitplanung

Ablage (S. 10-13)

Auch ím Zeitalter von E-Mail und Internet bleibt immer noch ein großer Berg von Schriftstücken, den Sie entsprechend den gesetzlichen und innerbetrieblichen Vorschriften aufbewahren müssen. Wichtigstes Kriterium für die Ablage ist, dass die Unterlagen wiedergefunden werden, und zwar sofort.

Ordnung erleichtert die Ablage

Welches System Sie auch benutzen: Wichtig ist, dass Sie die Unterlagen richtig zuordnen und wieder. nden – ebenso Ihre Vertretung. Benutzen Sie z.B. Farben, um bestimmte Bereiche groß. ächig zu kennzeichnen (Oberbegriff: Kunden = rot). Bereits heute nutzen viele Firmen ein Dokumenten-Management- System (DMS). Im DMS werden alle eingehenden Dokumente digital verwaltet. Dokumente in Papierform werden mit dem Scanner eingelesen. Das DMS übernimmt Archivierung und Verwaltung der Dokumente, die sogenannte Indizierung. Vorteil ist, dass Dokumente sehr schnell wiedergefunden werden, man spart Platz, und das Verteilen geht schneller. Mit Sicherheit spart man kein Papier, denn die Benutzer drucken die Dokumente meist zur Bearbeitung aus. Mit Einführung elektronischer Hilfsmittel steigt nachweislich der Papierverbrauch.

Ablagetechniken

Die Ablagetechnik oder auch die Art der Registratur hat sich durch den EDV-Einsatz verändert. Zwar nehmen immer noch Ordner mit Papier den meisten Teil des Schriftgutes auf, aber zunehmend werden Unterlagen auf Datenträger gebracht. Verdfwenden Sie für Papierablage und digitale Ablage im PC möglichst das gleiche Ordnungssystem. Bei Netzwerken ist zu bestimmen, wer die elektronische Abteilungsablage im System verwaltet. Ansonsten kann leicht Chaos entstehen: Da niemand zuständig ist, entstehen Mehrfach-Papierablagen in verschiedenen Abteilungen, oder – noch schlimmer, es kommt zum Verlust von Daten. Bei der Papierablage besteht die optimale Ablagetechnik aus einer Kombination verschiedener Ordner/Sammler/Mappen, je nach Art des Schriftgutes und der Räumlichkeiten. Blättern Sie auch in den Katalogen der Bürobedarfs-Anbieter. Dort . nden Sie vielleicht Anregungen, Ihre Ablage übersichtlicher und farbiger zu gestalten.

TIPP
Es gibt keine fertige Ablage. Schwerpunkte ändern sich z.B. durch neue Projekte oder eine andere Firmenorganisation. Es lohnt sich, die Ablage regelmäßig zu überarbeiten. Für den Aufbau einer Ablage sind zunächst die Bezugskategorien wichtig. Wer hier ein sinnvolles Gerüst geschaffen hat, kann gut darauf aufbauen. ,

TIPP
Oft ist es sinnvoll, eine Kombination aus alphabetischer und numerischer Ablage zu machen, beispielsweise bei der umfangreichen Kundenablage eine Kombination aus Kundennummer und Ort. Auf einem Ablageplan werden Ordnungssystem, Oberbegriffe und Aufbewahrungsort zusammengefasst. Oberbegriffe können sein: Führung des Unternehmens, Finanzen, Anlagen, Personalwesen, Einkauf, Fertigung, Vertrieb, Innere Verwaltung, Verbände und Behörden usw. Oberbegriffe sollten Sie immer auch nummerieren – beginnend mit 00 und dann mit 01, 02 fortfahren. Dann sortiert auch Ihre EDV richtig!